Poniżej zamieściliśmy odpowiedzi na najczęściej pojawiające się pytania oraz rozwiązania najczęściej występujących problemów – związanych z udziałem w Ogólnopolskim Sympozjum Naukowym Neurodydaktyki w Katowicach.
Pytanie: Kiedy i gdzie odbędzie się Sympozjum?
Odpowiedź: Wykłady i spotkania odbywają się na auli Wydziału Humanistycznego Uniwersytetu Śląskiego w Katowicach, przy ul. Uniwersyteckiej 4, w przedostatni weekend października.
Termin Sympozjum: Poprzednie Sympozjum odbyło się w dniach 18–19–20 października 2024 r. Kolejne odbędzie się w dniach 17–18–19 października 2025 r.
Pytanie: Jak mogę zapisać się na Sympozjum?
Odpowiedź: Udział w Sympozjum jest płatny. Opłata obejmuje 3 dni wykładów i spotkań, poczęstunek oraz certyfikat udziału w konferencji.
Koszt uczestnictwa w poszczególnych latach jest inny.
W roku 2024 wy
Aby wziąć udział w Sympozjum należy najpierw dokonać przelewu pełnej opłaty konferencyjnej, na rachunek bankowy podany na stronie z formularzem rejestracyjnym. Następnie należy wygenerować w systemie bankowym plik z dowodem dokonania tejże wpłaty (ze względów technicznych preferujemy pliki w formacie PDF). Plik ten jest Państwu potrzebny do poprawnego wypełnienia i wysłania naszego formularza rejestracyjnego – bez czego nie można zarejestrować swojego udziału w Sympozjum.
Bez względu na formę wniesienia opłaty sympozjalnej każdy uczestnik Sympozjum musi zawsze dokonać indywidualnej rejestracji swojego udziału i udostępnić nam związane z tym dane osobowe. Istotne jest podanie prawidłowych danych kontaktowych, bo w razie potrzeby uzupełnienia lub korekty danych skontaktujemy się z Państwem używając danych z formularza.
Dokładne informacje, na ten temat, znajdą Państwo w naszym formularzu rejestracyjnym oraz w klauzuli informacyjnej RODO. Po wypełnieniu wspomnianego formularza otrzymacie Państwo wiadomość e-mail, zawierającą kopię podanych w nim informacji. Odebranie tej wiadomości, jest zarazem potwierdzeniem skutecznej rejestracji uczestnika.
UWAGA! Prosimy nie przesyłać wniosków o wystawienie faktury Pro–Forma w formularzu rejestracyjnym!
Pytanie: Aby uzyskać finansowanie udziału w Sympozjum potrzebna jest mi faktura. Jak mogę ją otrzymać przed Sympozjum?
Odpowiedź: Faktury są dokumentem księgowym i są wystawiane po opłaceniu należności albo po wykonaniu usługi (jaką jest zorganizowanie Sympozjum). Uniwersytet Śląski nie może wystawić faktury przed rozpoczęciem wykonywania usługi i przed dokonaniem wpłaty. Zatem uzyskanie faktury przed opłaceniem uczestnictwa i przed rozpoczęciem Sympozjum nie jest możliwe.
Fakturę imienną otrzymacie Państwo po dokonaniu przelewu z własnego konta i rejestracji swoich danych teleadresowych w naszym formularzu.
Przed dokonaniem rejestracji można wysłać do nas prośbę o wystawienie faktury Pro–Forma. Dyrekcja Państwa placówki może też złożyć pisemne zobowiązanie do uiszczenia opłaty po zakończeniu Sympozjum. Napisaliśmy o tym więcej w kolejnych punktach…
Z uwagi na odmienne standardy realizacji wsparcia finansowego w różnych placówkach i gminach, usilnie prosimy aby jeszcze przed podjęciem decyzji o dokonaniu przelewu na nasze konto, skonsultowali Państwo owo zagadnienie z dyrekcją oraz księgowością swojej placówki. Pozwoli to nam wszystkim uniknąć kłopotliwych i długotrwałych procedur anulowania faktur, zwrotu środków itp.
Pytanie: Otrzymam zgodę na finansowanie udziału w Sympozjum, ale potrzebna jest mi faktura z odroczonym terminem płatności. Jak mogę ją otrzymać?
Odpowiedź: Jak napisano powyżej, taką fakturę Uniwersytet Śląski może wystawić dopiero po zakończeniu Sympozjum. W tej sytuacji dyrekcja Państwa placówki może nam zgłosić gotowość do opłacenia faktury, w terminie do 14 dni od zakończeniu Sympozjum, w postaci zobowiązania do zapłaty. Takie zobowiązanie, poświadczone pieczęcią i podpisem dyrekcji Państwa instytucji/placówki, należy dostarczyć w wersji oryginalnej (dokument na papierze) niezwłocznie po przybyciu na Sympozjum.
Na podstawie powyższego dokumentu, faktura VAT zostanie wystawiona dla odpowiedniej instytucji i wysłana, listem poleconym, po zakończeniu Sympozjum. Faktura taka musi wtedy zostać opłacona w terminie widniejącym na tym dokumencie i przez wskazany na niej podmiot, ponieważ – jako dokument księgowy – stanowi wtedy wezwanie do zapłaty.
Niezależnie od przygotowania takiego zobowiązania, każdy uczestnik musi jeszcze zostać poprawnie i indywidualne zgłoszony, za pomocą naszego formularza rejestracyjnego. Dlatego, zamiast potwierdzenia przelewu, należy w tym formularzu załączyć (podpisaną i zeskanowaną) elektroniczną wersję wspomnianego zobowiązania do zapłaty (w postaci pliku PDF). Jednocześnie przypominamy o konieczności powtórzenia pełnych danych Państwa instytucji w formularzu rejestracyjnym. Ich ręczne przepisywanie, z załączonego pliku graficznego, niepotrzebnie komplikuje proces i może powodować powstawanie błędów…
Dla Państwa wygody przygotowaliśmy do pobrania wzór takiego dokumentu (spakowany w archiwum ZIP):
Pytanie: Jak uzyskać fakturę Pro–Forma, potrzebną mi do sfinansowania uczestnictwa przez moją placówkę?
Odpowiedź: Wystawienie faktury Pro–Forma nie pociąga za sobą konieczności jej opłacenia, dlatego możemy ją wystawić przed rozpoczęciem Sympozjum. Faktury Pro–Forma nie są, w rozumieniu prawa, dokumentem księgowym i w razie odmowy ich finansowania Państwa instytucja może taką fakturę zignorować, bez konsekwencji prawnych. Często jednak są one uznawane za dokument wystarczający dla podjęcia decyzji o dofinansowaniu Państwa udziału w Sympozjum. Faktury te są drukowane i wysyłane listem poleconym, tak jak zwykłe faktury – w związku z czym czas ich dostarczenia jest odpowiednio długi. Ponadto, na Państwa życzenie, możemy wysłać również ich elektroniczną kopię w wiadomości e-mail.
UWAGA! Opłacenie faktury Pro–Forma nie zwalnia z konieczności indywidualnej rejestracji każdego uczestnika.
W celu przygotowania faktury Pro-Forma prosimy wysłać do nas wiadomość e-mail, np. klikając następujący adres: neurodydaktyka@us.edu.pl (szablon wiadomości uzupełni się automatycznie), podając w niej pełne nazwisko (lub nazwiska) uczestnika(ów) oraz poniższe dane – które są niezbędne dla poprawnego wystawienia faktury dla placówki edukacyjnej prowadzonej przez gminę.
Nazwisko:
IMIĘ NAZWISKO
Nabywca/płatnik:
NAZWA URZĘDU GMINY
ULICA NR-DOMU
KOD-POCZTOWY MIASTO
NIP: NUMER-NIP
Odbiorca/beneficjent:
NAZWA PLACÓWKI
ULICA NR-DOMU
KOD-POCZTOWY MIASTO
Uwaga! Prosimy nie przesyłać wniosków o wystawienie faktury Pro–Forma w formularzu rejestracyjnym. Takie zgłoszenia nie zostaną przyjęte i zostaną usunięte z bazy danych, powodując konieczność ponownej rejestracji.
Pytanie: Jak długo trzeba czekać na otrzymanie faktury?
Odpowiedź: Zgłoszenia Państwa udziału w Sympozjum staramy się przetwarzać na bieżąco. Na podstawie danych, przekazanych nam w formularzu rejestracyjnym, wysyłamy wniosek o wystawienie faktury do Działu Finansowego Uniwersytetu Śląskiego. Następnie faktury są drukowane i wysyłane listem poleconym. Od tej chwili termin ich dostarczenia nie zależy od nas. Należy liczyć się z co najmniej tygodniowym czasem oczekiwania na dostarczenie przesyłki przez pocztę. Ponadto, na Państwa życzenie, możemy również wysłać elektroniczną kopię faktury na wskazany w korespondencji adres e-mail.
Faktury imienne są wysyłane na Państwa prywatny adres. Faktury Pro-Forma i faktury wystawiane po Sympozjum (w oparciu o zobowiązanie do zapłaty) są wysyłane na adres instytucji których dotyczą.
Pytanie: Z przyczyn losowych nie mogę uczestniczyć w Sympozjum? Jak mogę uzyskać zwrot wpłaconej kwoty?
Odpowiedź: Wpłacone środki zwracamy wtedy, gdy zostaniemy o tym odpowiednio wcześnie powiadomieni, za pomocą wiadomości e-mail wysłanej na adres: neurodydaktyka@us.edu.pl (szablon wiadomości uzupełni się automatycznie po kliknięciu odsyłacza).
W wiadomości należy podać nazwisko osoby której dotyczy zwrot oraz datę płatności, kwotę i nr konta z którego dokonano wpłaty. Należy też do niej dołączyć plik PDF z elektroniczną kopią potwierdzenia płatności, uzyskaną w systemie bankowym.
Zwrot nie nastąpi w przypadku, kiedy rejestracja uczestnika już nastąpiła, a wniosek o zwrot nie dotrze do nas w terminie wcześniejszym, niż dwa tygodnie przed pierwszym dniem Sympozjum. Proszę także pamiętać, że wysłanie wiadomości e-mail nie zawsze jest równoznaczne z jej poprawnym doręczeniem.
Jeśli rejestracja nie została dokonana, to środki zwrócimy na Państwa wniosek, również po upływie wspomnianego terminu, ponieważ wtedy nie mamy Państwa na liście uczestników i nie ponosimy tego tytułu wydatków.
Pytanie: Czy mogę uczestniczyć tylko w wybranej części lub dniu Sympozjum i czy opłata będzie wtedy niższa?
Odpowiedź: Opłata za udział w Sympozjum, dla wszystkich uczestników, jest stała i obejmuje wszystkie trzy dni. Certyfikat udziału, wraz z gadżetami, otrzymujecie Państwo podczas rejestracji swojego przybycia. Jeżeli, z jakiegokolwiek powodu, nie możecie Państwo (lub nie chcecie) brać udziału w całości wydarzenia, to pozostawiamy to Państwa osobistej decyzji. Cena pozostaje taka sama.
Pytanie: Kiedy zostanie opublikowany program Sympozjum?
Odpowiedź: Program Sympozjum podajemy do publicznej wiadomości zazwyczaj w październiku. Zbyt wczesne ogłoszenie agendy mogłoby spowodować niepotrzebne komplikacje, gdyby okoliczności zmusiły nas do jej zmiany. Nie chcielibyśmy wprowadzać Państwa w błąd i obciążać nadmierną korespondencją.
Pytanie: Nie mogę osobiście uczestniczyć w sympozjum – czy będzie będzie ono nagrywane lub transmitowane?
Odpowiedź: Nie planujemy transmisji ani rejestracji wystąpień podczas Sympozjum.
Pytanie: Czy uczestnikom Sympozjum przysługują zniżki hotelowe?
Odpowiedź: Nie mamy nawiązanej oficjalnej współpracy, dzięki której moglibyśmy zaoferować zniżki hotelowe dla uczestników Sympozjum. W pobliżu miejsca w którym ono się odbywa, znajduje się wiele hoteli i miejsc noclegowych, w różnym standardzie cenowym.
W razie dalszych pytań lub wątpliwości prosimy o bezpośredni kontakt z nami – najlepiej za pośrednictwem naszej poczty e–mail.